Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van: VanBuitenSport. Deze verklaring ziet op de verzameling en verwerking van persoonsgegevens van zowel onze medewerkers als onze klanten.
De bescherming van privacy is belangrijk voor u en voor ons. Wij gaan zorgvuldig met persoonsgegevens om. Uiteraard handelt VanBuitenSport volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de toepasselijke wetten en richtlijnen vanuit de Europese Unie en de landelijke overheid. Hieronder zijn uw belangrijkste rechten en plichten op het gebied van privacy weergegeven en gaan wij in op de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens, welke processen en protocollen wij hanteren en hoe wij de veiligheid gegevens waarborgen.

Om ervoor te zorgen dat u altijd op de hoogte blijft van de actuele stand van zaken rondom de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens herzien wij deze Privacyverklaring periodiek. Stelt u zich er dus zeker van dat u altijd beschikt over de actuele versie van de Privacyverklaring wanneer u een beroep doet op één van uw rechten zodat wij u zo efficiënt mogelijk van dienst kunnen zijn.

• Verwerkingsverantwoordelijke, hierna te noemen verantwoordelijke: VanBuitenSport, gevestigd te Almere, ingeschreven bij de kamer van koophandel onder nummer 74345885;
• Verwerker: Partijen die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken
• Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over u zeggen. Denk aan uw naam en adres.
• Verwerken: Alles wat met uw persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, het opslaan, gebruiken, doorgeven en verwijderen van uw gegevens.

VanBuitenSport is een organisatie die valt onder de toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij werken er hard aan om blijvend te voldoen aan de eisen die deze verordening en andere wetgeving aan ons stelt.

VanBuitenSport verwerkt gegevens van partijen met wie wij een zakelijke relatie aan (willen) gaan of aan zijn gegaan. Het gaat hierbij in ieder geval om:

• Onze (potentiële) klanten
• Onze leveranciers
• Onze medewerkers

Voor het aangaan van een relatie verzamelen wij gegevens zoals de naam, het geslacht en contactgegevens van contactpersonen waarmee wij zaken doen. In de uitvoering van onze werkzaamheden kunnen deze persoonsgegevens worden uitgebreid met gegevens over taken en functies binnen de organisatie waarmee wij een relatie hebben. Voor onze facturering maken wij gebruik van bankgegevens die op naam kunnen staan van zowel uw bedrijf als uw persoon. Van onze medewerkers en zelfstandigen verzamelen wij gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst tot arbeid of opdracht.

Deze privacyverklaring gaat over verwerkingen van persoonsgegevens door:

• VanBuitenSport
• Virtuagym

VanBuitenSport verzamelt en verwerkt gegevens ten behoeve van:

• Het sluiten van en uitvoering geven aan een overeenkomst die wordt gesloten met individuele klanten, inclusief facturatie van geleverde diensten. De grondslag voor de verwerking is in dit geval de gesloten overeenkomst, aangevuld met in sommige gevallen een wettelijke grondslag die ons verplicht bepaalde gegevens te verzamelen. Denk in dit geval bijvoorbeeld aan belastingwetgeving;
• Het uitvoering geven aan overeenkomsten die zijn gesloten met leveranciers. Ook in dit geval ligt de grondslag voor verwerking in eerste instantie in de uitvoering van de overeenkomst;
• Het sluiten van en uitvoering geen aan arbeidsovereenkomsten met medewerkers, inclusief het uitvoering geven aan hieraan gekoppelde wetgeving zoals de Arbeidsomstandighedenwet. De grondslagen voor deze verwerking liggen in de gesloten overeenkomsten en wettelijke verplichtingen die aan onze organisatie zijn opgelegd. Bepaalde gegevens verzamelen wij met toestemming van onze opdrachtnemers en medewerkers;
• Voor relatiebeheer, promotie- en marketingdoeleinden. De grondslag voor deze verwerking ligt in ons gerechtvaardigd belang, voor bijvoorbeeld het kunnen verzenden van nieuwsbrieven vragen wij specifiek toestemming. Het onthouden van toestemming heeft geen enkel gevolg voor de verdere dienstverlening;
• Om wettelijke verplichtingen na te kunnen komen. De grondslag voor deze verwerking ligt altijd in de onderliggende wet die de verzameling van gegevens noodzakelijk maakt

Gebruik gegevens met een ander doel
Het gebruiken van uw persoonsgegevens voor een ander doel dan waarmee wij ze verzameld hebben is niet toegestaan.

Foto’s
Tijdens het sporten maken wij regelmatig foto’s van onder andere onze trainingen en evenementen.
Deze foto’s worden gebruikt om te plaatsen op onze eigen website en als content voor onze social media. Mocht je op een foto staan en dit niet willen dan zullen wij jouw foto altijd op verzoek z.s.m. verwijderen

Cookies
Op onze website wordt gebruik gemaakt van cookies. Een cookie is een manier om een websitegebruiker te herkennen aan de hand van een bestand dat op het gebruikte apparaat geplaatst wordt. Ook zorgt een cookie ervoor dat je ingelogd blijft zolang je de site gebruikt.
Wij gebruiken cookies voor de volgende doeleinden:
– voor het functioneren van de site, bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat je kunt inloggen op je persoonlijke account of gebruik kunt maken van het winkelwagentje;
– voor het analyseren van het websitegebruik, voorbeeld hoeveel bezoekers er op onze site komen en hoe zij onze site gebruiken;
– om je te herkennen als je terugkeert naar onze site, zodat we de inhoud van onze site zoveel mogelijk kunnen personaliseren;
– om bij te houden dat je op onze site bent geweest, welke pagina’s je hebt bezocht en op welke links je hebt geklikt.
Als je het gebruik van cookies op onze of een andere site wilt beperken of deze wilt verwijderen, kun je dit aanpassen in je browserinstellingen. De Help-functie van je browser geeft hierover meer informatie. Je kunt ook meer informatie vinden door op internet te zoeken naar ‘cookies verwijderen’.

Gegevens verzamelen wij in eerste instantie bij de betrokken personen zelf, via bijvoorbeeld de informatie aanvragen die wij telefonisch of per mail ontvangen. Wanneer u een offerte opvraagt, een opdracht verleend, of in het geval u leverancier bent u een offerte wilt uitbrengen, deelt u persoonsgegevens met ons.

Daarnaast verzamelen wij ook zelf persoonsgegevens via bijvoorbeeld raadpleging van openbare registers zoals de kamer van koophandel.

Uitgangspunt voor de bewaring van gegevens is dat wij deze niet langer bewaren dan nodig is om het doel te bereiken waarmee de gegevens verzameld zijn. Stopt u bijvoorbeeld de samenwerking met VanBuitenSport, dan zullen wij uw gegevens na afronding van de overeenkomst verwijderen. In een aantal gevallen zitten wij vast aan wettelijke bewaartermijnen die ons verplichten gegevens gedurende een aantal jaar te bewaren. Deze bewaartermijn is in veel gevallen gesteld op 7 jaar.

Als wij de gegevens niet langer nodig hebben om het doel waarmee zij verzameld zijn te bereiken kunnen wij gegevens nog bewaren voor archiveringsdoeleinden. Wanneer mogelijk zal dit geanonimiseerd gebeuren en zullen de betrokken persoonsgegevens vervolgens verwijderd worden.

Het is mogelijk dat VanBuitenSport in de uitvoering van een gesloten overeenkomst bijzondere persoonsgegevens verzameld. Dit doen wij alleen wanneer dit noodzakelijk is, het gaat dan bijvoorbeeld om:

• BSN
• Gezondheidsgegevens

Binnen VanBuitenSport hebben alleen die personen toegang tot uw gegevens die deze gezien hun taken en bevoegdheden nodig hebben. Ieder die werkt uit naam of onder verantwoordelijkheid van VanBuitenSport is gebonden aan een geheimhoudingsverklaring.

Delen van gegevens
Binnen VanBuitenSport delen wij uw gegevens met intern betrokken medewerkers wanneer nodig. Buiten onze eigen organisatie delen wij gegevens wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, dit in de uitvoering van een overeenkomst nodig is of wanneer u hier specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Bescherming gegevens
Wij gaan zorgvuldig met uw gegevens om. Onze systemen zijn goed beveiligd zodat onbevoegden geen toegang hebben tot uw gegevens. U bepaalt wie uw gegevens mag inzien, uw toestemming voor het delen van gegevens leggen wij schriftelijk vast. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik van uw persoonsgegevens te voorkomen.

Alle medewerkers van VanBuitenSport zijn op de hoogte van de geldende regels met betrekking tot uw persoonsgegevens. Met leveranciers die uw gegevens moeten verwerken hebben wij daarnaast via aparte verwerkersovereenkomsten afspraken gemaakt over de verwerking.

Ondanks dat wij de grootste zorgvuldigheid betrachten is het mogelijk dat persoonsgegevens zichtbaar worden voor onbevoegden of juist verloren gaan. We spreken dan van een datalek. Bij een datalek gaat het om toegang tot persoonsgegevens of vernietiging, wijziging of vrijkomen van gegevens zonder dat dat de bedoeling is. Onder een datalek valt dus niet alleen het vrijkomen (lekken) van gegevens, maar ook het onrechtmatig verwerken van gegevens. Een datalek melden wij middels onze eigen procedure.

Informatie
Via deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij omgaan met uw gegevens. In voorkomende gevallen zullen wij u meer informatie moeten geven, wij doen dit dan op een naar ons inziens passende wijze.

Inzien van gegevens
U mag op elk gewenst moment vragen om inzage van uw gegevens, wij zullen u dit in principe nooit weigeren. Wel kan het zijn dat we u niet alle gegevens kunnen laten inzien omdat hiervoor eerst toestemming nodig is van andere betrokken personen. In overleg met u zoeken wij hiervoor dan een passende oplossing. Voor het inzien van gegevens, elektronisch of op papier zullen wij u geen kosten in rekening brengen.

Wijzigen van gegevens
U kunt op elk moment het verzoek bij ons indienen om uw gegevens te wijzigen. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat u verhuisd bent of omdat contactgegevens veranderd zijn.

Beperken van gegevens
U kunt het verzoek indienen tot beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt in dat wij minder gegevens zullen verwerken.

Dataportabiliteit
U heeft het recht ons te vragen om gegevens die u in het kader van een overeenkomst met ons of met uw toestemming aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde en machinaal leesbare vorm te verkrijgen of over te dragen naar een andere partij. Vraagt u om gegevens rechtstreeks over te dragen naar een andere partij? Dat kan dat alleen als dat technisch mogelijk is.

Vernietigen van gegevens
U kunt ons verzoeken om na beëindiging van de dienstverlening uw gegevens of delen daarvan te vernietigen. Wij zullen dit altijd doen, tenzij wij door de wet verplicht zijn om de gegevens voor een bepaalde termijn te bewaren. Gegevens ten behoeve van financiële administratie moeten wij bijvoorbeeld minimaal 7 jaar bewaren. Ook wanneer het duidelijk is dat andere personen een groot belang hebben bij het behouden van de gegevens en dat belang zwaarder weegt dan uw belang bij vernietiging van de gegevens mogen wij niet overgaan tot vernietiging. Hierover zullen wij altijd met u in gesprek gaan om te kijken naar passende oplossingen.

Bezwaar
Bij verwerking van uw gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang kunt u altijd bezwaar maken tegen de verwerking. Wij zullen dan een nieuwe afweging moeten maken.

Direct marketing
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen direct marketing waarvoor u geen expliciete toestemming hebt gegeven. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het versturen van een nieuwsbrief, maar ook aan het telefonisch benaderen. Zonder uw voorafgaande aanmelding zal VanBuitenSport uw gegevens niet gebruiken voor direct marketing.

Mocht u van mening zijn dat wij ten onrechte gegevens hebben verzameld, u geen inzage hebben gegeven of één van uw andere rechten hebben geschonden, kunt u hierover een klacht indienen. Mascha van Buiten is binnen VanBuitenSport verantwoordelijk voor vragen en opmerkingen rondom de bescherming en verwerking van uw gegevens. Daarnaast heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.